Proces zwolnienia, formalnego zakończenia współpracy jest niezwykle ważny dla każdej ze stron. Kluczowym elementem tego procesu są tzw. sprawy twarde, czyli zarządzanie dostępami, sprzętem oraz wszelkimi pozwoleniami.
Gdy pracownik odchodzi musi zwrócić firmowy sprzęt. Aby uniknąć problemów, zalecam, by zawsze używać firmowego sprzętu, w tym numeru telefonu. Przekazanie sprzętu powinno być dokumentowane. Pracownik powinien podpisać listę sprzętu, który zwraca, a Ty jako pracodawca powinnaś potwierdzić podpisem. Dzięki temu unikniesz sytuacji, w której sprzęt nie zostanie zwrócony lub zostanie uszkodzony bez ponoszenia odpowiedzialności. Oczywiście w momencie zatrudnienia powinnaś podpisać protokół przekazania sprzętu z dokładnymi parametrami sprzętu i jego stanem, żeby pozniej moc podpisać protokół odbioru.
Zaraz po odejściu pracownika należy usunąć jego dostępy do systemów firmowych. Dotyczy to zarówno loginów, jak i haseł. Jeżeli masz dobrze prowadzoną listę programów, do których pracownik miał dostęp, oraz regularnie ją aktualizowałaś, usunięcie pracownika z tych systemów będzie prostym zadaniem. Kluczowe miejsca powinny być zawsze zabezpieczane dwuetapowym uwierzytelnianiem, a kod weryfikacyjny powinien przychodzić na Twój numer telefonu. Szczególnie ważne jest to w przypadku danych pacjentów, które nie powinny trafić do osób trzecich.
Uruchomienie autorespondera na firmowej skrzynce pocztowej. Autoresponder powinien informować o nieobecności pracownika i przekierowywać kontakt do odpowiedniej osoby w firmie. To zapobiegnie utracie ważnych wiadomości i zachowa ciągłość komunikacji.
Kiedy pracownik odchodzi, istotne jest, aby zespół wiedział, dlaczego dana osoba nie pracuje już z Wami. W zależności od sytuacji, można poinformować zespół, czy pracownik odszedł sam, czy to Ty podziękowałaś za współpracę. Transparentność w tym zakresie pomaga utrzymać zaufanie i jasność w zespole.
Jeśli pracownik sam zrezygnował, warto przeprowadzić tzw. exit interview. W trakcie tej rozmowy można poruszyć kwestie związane z funkcjonowaniem gabinetu. Pracownik, który odchodzi, nie ma już nic do stracenia, dlatego można założyć, że będzie szczery w swoich opiniach na temat Twojego zarządzania i pracy.
Po odejściu pracownika, ważne jest przeanalizowanie, dlaczego Wasza współpraca nie była owocna. Wnioski z tej analizy powinny pomóc w unikaniu błędów w przyszłości. Dzięki temu możesz poprawić proces rekrutacyjny i lepiej dopasować przyszłych pracowników do kultury i potrzeb zespołu.